Aus der direkten, internen Sicht steht heute die Effizienzsteigerung der behördlichen Arbeit im Fokus, insbesondere im Hinblick auf die demografische Entwicklung mit sinkenden Mitarbeiterzahlen, aber immer größer werdenden Aufgabenbereichen der Behörden, verbunden mit höheren Anforderungen an Kosteneinsparungen.

Ergonomie des Arbeitsplatzes bedeutet nicht nur höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern, sondern auch effizientere Arbeitsmöglichkeiten. Eine der wesentlichen Prämissen ist die Berücksichtigung der „spezifischen Anforderungen der Nutzer in unterschiedlichen Rollen - Wissensarbeiter, Fallbearbeiter und Schriftgutverwaltungskräfte. Abgeleitet von den Hauptbedarfen der jeweiligen Rollen werden unterschiedliche Zugangswege und Nutzungsarten gefordert, die bestimmte modulare Funktionen und Applikationen erforderlich machen, die wiederum alle die direkte Nutzung von e-Akten-Funktionalitäten ermöglichen: Die e-Akte als Dienst.

Mit dem neuen Organisationskonzept „Elektronische Verwaltungsarbeit“ werden optimierte, automatisierte Prozesse fokussiert. Die Anforderung, Akten jederzeit lesend und schreibend zur Verfügung zu stellen, machen die e-Akte zum wesentlichen Rückgrat des Verwaltungshandelns.